Offerte catering: zo stel je een sterk cateringvoorstel op

Als cateraar of traiteur verkoop je niet alleen eten, maar een complete beleving: de hapjes of het buffet, de drank, de bediening en vaak ook het servies en de statafels. De klant denkt al snel in een prijs per persoon en vergeet de uren werk eromheen: inkopen, klaarmaken, bezorgen, opbouwen en weer afruimen. Een duidelijke offerte catering vertaalt dat hele plaatje naar herkenbare regels, zodat de klant snapt waar zijn budget naartoe gaat en jij niet voor het verkeerde bedrag de keuken in duikt. In deze gids loop je door elk onderdeel van een cateringofferte, van de prijs per persoon tot de BTW op eten en drank, met een voorbeeldtabel voor een bedrijfsborrel die je direct kunt overnemen.

Waarom een goede offerte als cateraar belangrijk is

Catering is een vak waarin klanten vooral op de prijs per persoon letten. De ene aanbieder vraagt twaalf euro per gast, de ander dertig, en zonder uitleg vergelijkt de klant alleen die getallen. Met een offerte die het werk uitsplitst, laat je zien waar jouw prijs op gebaseerd is: niet alleen op het eten, maar ook op verse bereiding, bediening ter plekke en het regelen van servies en meubilair. Zo verschuift het gesprek van prijs naar kwaliteit.

Een verzorgde offerte werkt bovendien als visitekaartje. Je verkoopt smaak en gastvrijheid, dus een rommelig voorstel zaait meteen twijfel. Wil je eerst het algemene stappenplan zien, lees dan hoe je een offerte maakt. Op deze pagina spitsen we alles toe op de catering.

De onderdelen van een cateringofferte

Een sterke offerte benoemt elk deel van wat je levert. Zo voorkom je dat de klant denkt dat hij alleen voor het eten betaalt en de bediening, het servies en de bezorging er gratis bij krijgt.

Prijs per persoon

De kern van bijna elke cateringofferte is een prijs per persoon. Reken die door op basis van een vast aantal gasten en maak duidelijk wat erin zit. Geef ook aan tot wanneer de klant het aantal nog mag bijstellen, bijvoorbeeld tot een week van tevoren. Zo voorkom je dat je inkoopt voor vijftig man terwijl er dertig komen.

Hapjes, buffet of diner

Maak concreet welk type catering je aanbiedt. Bij een borrel reken je vaak in hapjes per persoon, bijvoorbeeld acht of tien stuks. Bij een buffet beschrijf je de gangen en de samenstelling, bij een diner het aantal gangen en de gerechten. Hoe specifieker je bent, hoe minder discussie achteraf over de hoeveelheid. Vermeld ook of het warm of koud is en of er rekening wordt gehouden met dieetwensen.

Drank

Drank zet je het liefst als aparte post neer, want hier zitten twee verschillende BTW-tarieven in. Bied de klant een keuze: een drankarrangement per persoon per uur, of nacalculatie op basis van werkelijk verbruik. Een arrangement is voor beide partijen voorspelbaar; nacalculatie past beter bij events waar het drankgebruik lastig in te schatten is.

Personeel en bediening

Bedien je ter plekke, dan reken je personeel als losse regel, meestal per uur per medewerker. Denk aan bedienend personeel, een kok of een afwashulp. Benoem het aantal personen en de geschatte uren, inclusief op- en afbouwtijd. Dit is dienstverlening en valt onder 21% BTW, dus houd het gescheiden van het eten.

Huur van servies en statafels

Lever je servies, glaswerk, bestek, statafels of een buffettafel mee, zet dat dan als huurpost op de offerte. Vaak reken je een bedrag per stuk of per set, plus eventueel een breuk- of reinigingstoeslag. Maak duidelijk of de klant het schoon of vies mag terugleveren, dat scheelt discussie bij het ophalen.

Bezorging en ophalen

Bezorgen, opbouwen en later weer ophalen kost tijd en kilometers. Reken dat als een aparte, transparante regel: een vast bezorgbedrag of een tarief per kilometer. Voor locaties ver weg of een opbouw met meerdere mensen reken je dat navenant hoger.

BTW op eten, drank en diensten

Catering is een van de weinige branches waar je binnen een offerte met meerdere BTW-tarieven werkt, en dat maakt een nette uitsplitsing belangrijk. In grote lijnen geldt in Nederland het volgende:

• Etenswaren vallen vaak onder het lage tarief van 9% BTW.
• Alcoholische dranken vallen onder het algemene tarief van 21% BTW.
• Diensten zoals bediening, personeel en de huur van materiaal vallen doorgaans onder 21% BTW.

Of het lage tarief precies van toepassing is, hangt af van wat je levert en hoe. De regels rond bezorgde maaltijden en catering ter plaatse kennen nuances, dus laat een twijfelgeval altijd door je boekhouder of de Belastingdienst bevestigen. Verzin nooit zelf een tarief op een grijs gebied. Splits je regels in elk geval zo uit dat eten, drank en diensten elk hun eigen tarief krijgen. Meer over hoe je dit netjes op je voorstel zet, lees je in BTW op de offerte.

Voorbeeldtabel: offerte voor een bedrijfsborrel

Hieronder een uitgewerkt voorbeeld voor een bedrijfsborrel van 40 personen met hapjes, een drankarrangement, twee medewerkers bediening en huur van servies en statafels. De bedragen zijn illustratief, maar de opbouw kun je direct overnemen.

Sluit af met een helder totaaloverzicht waarin je de BTW per tarief uitsplitst en het bedrag exclusief BTW, de BTW en het bedrag inclusief BTW apart vermeldt:

Voor een buffet of een zittend diner ziet de opbouw er vergelijkbaar uit, maar reken je doorgaans een hogere prijs per persoon voor het eten en meer uren bediening. Wil je zien hoe een complete offerte van kop tot totaal is opgebouwd, bekijk dan het algemene offerte voorbeeld.

Tips om je cateringofferte te laten scoren

Een paar kleine aanpassingen vergroten de kans op een akkoord aanzienlijk:

• Wees specifiek over wat de klant krijgt. Een vaag arrangement roept vragen op, een opgesplitste offerte wekt vertrouwen.
• Werk met heldere arrangementen. Een borrel-, buffet- en dinerpakket maakt kiezen makkelijk en stuurt de klant naar de optie die voor jullie beiden goed werkt.
• Leg het minimumaantal en de uiterste opgavedatum vast. Zo voorkom je inkoop voor gasten die niet komen.
• Geef een geldigheidsduur. Bijvoorbeeld 14 of 30 dagen, zodat de klant niet eindeloos uitstelt. Lees hoe lang een offerte geldig is.
• Verstuur een PDF, geen Word-bestand. Dat oogt definitief en professioneel.

Meer aanscherpingen vind je in onze professionele offerte tips. Een warme begeleidende mail bij je voorstel maakt het verschil tussen wegklikken en reageren.

Direct een cateringofferte maken

Je hoeft niet elke offerte handmatig in Word op te maken en de BTW met twee tarieven door elkaar uit te rekenen. Met Offertje vul je je arrangement per persoon, je drank, je bediening en je huurposten in en download je een verzorgde PDF in je eigen kleur en met je logo. De totalen en de BTW per tarief worden automatisch berekend, zodat jij je tijd in de keuken besteedt in plaats van aan opmaak. Sla je gegevens een keer op en elke volgende offerte kost je nog maar een paar minuten.