BTW op de offerte: zo verwerk je het tarief correct

Niets ondermijnt een verder nette offerte zo snel als verwarring over de BTW. Een klant die niet weet of de getoonde prijs in- of exclusief BTW is, gaat twijfelen, en twijfel kost opdrachten. Gelukkig is BTW op een offerte goed te overzien als je de logica eenmaal kent. In dit artikel laten we zien hoe je je prijzen het beste presenteert, hoe je het subtotaal, het BTW-bedrag en het totaal inclusief opbouwt, welke tarieven er zijn en wanneer welke geldt. Ook BTW verlegd, meerdere tarieven op een offerte en de kleineondernemersregeling komen aan bod.

Waarom BTW al op de offerte hoort

Een offerte is nog geen factuur, maar de prijs die de klant ziet, vormt wel zijn verwachting. Laat je de BTW weg of toon je hem onduidelijk, dan ontstaat er bij de eindafrekening gedoe: de klant dacht aan een lager bedrag dan op de factuur staat. Voor zakelijke klanten is dat minder gevoelig, want zij verrekenen de BTW toch. Voor particulieren is het bedrag inclusief BTW juist het bedrag dat ze echt kwijt zijn. Door de BTW vanaf het begin helder te tonen, voorkom je verrassingen en kom je betrouwbaar over. Wil je weten hoe de offerte zich verhoudt tot de latere factuur, lees dan het verschil tussen offerte en factuur.

Toon je prijzen exclusief BTW

De meest gebruikelijke en overzichtelijkste opzet is om je regelprijzen exclusief BTW te tonen en de offerte af te sluiten met een duidelijk opgebouwd totaal. Dat ziet er zo uit:

1. Subtotaal: de som van al je regels, exclusief BTW.
2. BTW-bedrag: het BTW-tarief toegepast op het subtotaal, bijvoorbeeld 21 procent.
3. Totaal inclusief BTW: het subtotaal plus de BTW. Dit is het bedrag dat de klant uiteindelijk betaalt.

Een voorbeeld maakt het concreet. Stel je hebt twee regels van samen € 1.000,00 exclusief BTW. Dan ziet de afsluiting er zo uit:

Werk je vooral voor particulieren, dan kun je ervoor kiezen de prijzen inclusief BTW te tonen, omdat dat het bedrag is dat zij echt betalen. Vermeld dan duidelijk dat de getoonde prijzen inclusief BTW zijn. Het belangrijkste is dat er geen enkele twijfel kan bestaan over wat de klant kwijt is. Meer over de complete opbouw van je offerte vind je bij wat moet er op een offerte staan.

De BTW-tarieven: 21, 9 en 0 procent

Nederland kent drie BTW-tarieven. Welke je gebruikt, hangt af van wat je levert. Hieronder de hoofdlijnen. Twijfel je over jouw specifieke product of dienst, raadpleeg dan de Belastingdienst of je boekhouder, want er bestaan uitzonderingen.

• 21 procent, het algemene tarief. Dit geldt voor de meeste goederen en diensten. Werk je in dienstverlening, bouw, advies of de meeste vakgebieden, dan is dit doorgaans je tarief.
• 9 procent, het verlaagde tarief. Dit geldt voor een specifieke groep, zoals veel voedingsmiddelen, boeken, bepaalde reparatiediensten en sommige werkzaamheden aan woningen. De lijst is afgebakend.
• 0 procent. Dit komt vooral voor bij leveringen naar het buitenland, zoals export of bepaalde diensten aan klanten in andere landen. Het is iets anders dan vrijgesteld zijn van BTW.

Het verschil tussen 0 procent en vrijgesteld is subtiel maar belangrijk. Bij 0 procent reken je wel BTW, alleen tegen nul, en je mag de BTW op je inkopen aftrekken. Bij een vrijstelling val je helemaal buiten de BTW en kun je die aftrek juist niet toepassen.

Meerdere BTW-tarieven op een offerte

Soms bevat een opdracht regels met verschillende tarieven. Denk aan een klus waarbij een deel van het werk onder 9 procent valt en de materialen of advieskosten onder 21 procent. In dat geval reken je per tarief apart. Je telt dus niet alle regels in een keer bij elkaar en past er een tarief op toe, maar je groepeert per tarief.

In de praktijk betekent dat een afsluiting met meerdere BTW-regels:

Dit met de hand bijhouden is foutgevoelig, zeker als je regels later nog aanpast. Verander je een bedrag op een regel met 9 procent, dan moet ook het bijbehorende BTW-subtotaal en het eindtotaal mee veranderen. Vergeet je een van die stappen, dan klopt je offerte niet meer en valt dat de klant op. Een tool die per regel het tarief vastlegt en automatisch groepeert, neemt dat risico weg. Je kiest het tarief bij de regel en de berekening volgt vanzelf.

Zet bij meerdere tarieven ook bij de losse regels welk percentage erop van toepassing is, bijvoorbeeld door het tarief in een aparte kolom te tonen. Zo ziet de klant niet alleen het eindbedrag, maar begrijpt hij ook waarom de ene post anders belast is dan de andere. Die transparantie voorkomt vragen en wekt vertrouwen, net als bij een duidelijke omschrijving van het werk zelf.

BTW verlegd, kort uitgelegd

In sommige situaties geldt de verleggingsregeling. Dan breng jij geen BTW in rekening, maar verlegt de klant die naar zichzelf en geeft hij de BTW in zijn eigen aangifte op. Dit komt onder meer voor in de bouw bij onderaanneming en bij bepaalde leveringen tussen ondernemers. Als de verlegging van toepassing is, toon je je bedragen exclusief BTW en vermeld je duidelijk dat de BTW is verlegd naar de afnemer.

Of de verlegging op jouw situatie van toepassing is, hangt af van de aard van het werk en de partijen. Het is verstandig dit per opdracht te checken bij je boekhouder of de Belastingdienst, want de regels zijn specifiek. Werk je in de bouw, dan vind je in het offerte voorbeeld voor de bouw praktische context.

De kleineondernemersregeling en geen BTW

Maak je gebruik van de kleineondernemersregeling, kortweg de KOR, dan ben je vrijgesteld van BTW. Je brengt geen BTW in rekening en je toont op je offerte simpelweg je prijzen zonder BTW-opbouw. Vermeld er wel duidelijk bij dat je gebruikmaakt van de KOR en daarom geen BTW berekent, zodat de klant niet denkt dat je de BTW vergeten bent. Keerzijde is dat je de BTW op je eigen inkopen niet kunt aftrekken.

Of de KOR voor jou voordelig is, hangt af van je omzet, je kosten en je type klanten. Werk je vooral voor zakelijke klanten die BTW toch verrekenen, dan levert vrijstelling hen geen voordeel op. Bespreek je situatie met een boekhouder voor een afgewogen keuze.

Netjes en foutloos in de praktijk

BTW correct op je offerte zetten is geen hogere wiskunde, maar het luistert nauw. Een verkeerd tarief, een rekenfout in het totaal of een onduidelijke vermelding kan je geloofwaardigheid schaden. Wie veel offertes maakt, wint daarom met een systeem dat het rekenwerk overneemt. Maak je offerte online met Offertje: je kiest per regel het tarief, de tool berekent het subtotaal, de BTW per tarief en het totaal inclusief, en je downloadt een verzorgde PDF. Zo staat de BTW altijd kloppend en netjes op je offerte. Wil je eerst de basis doornemen, begin dan bij hoe je een offerte maakt.