Je wilt een offerte versturen zonder daar geld aan kwijt te zijn. Logisch, want als startende of kleine ondernemer let je op elke euro. De goede nieuws is dat je op meerdere manieren gratis een offerte kunt maken: met een sjabloon in Word of Excel, met Google Docs, of met een online tool die je gratis laat opstellen. De vraag is alleen wat gratis in de praktijk betekent. Een sjabloon kost je geen geld, maar wel tijd en de kans op rekenfouten. In dit artikel lopen we de gratis manieren langs met hun nadelen, leggen we uit wat gratis echt inhoudt en laten we zien hoe je met de online generator Offertje gratis een offerte opstelt en hem pas downloadt wanneer je tevreden bent.
- Gratis kan met een Word- of Excel-sjabloon of Google Docs, maar elk vraagt handwerk en rekenwerk.
- Bij gratis sjablonen verschuift de opmaak en reken je de BTW en totalen zelf, wat foutgevoelig is.
- Met Offertje stel je gratis een offerte op, zonder account en zonder abonnement.
- Gratis is niet gratis als het je tijd, een rommelig resultaat of een rekenfout kost.
Gratis met een Word- of Excel-sjabloon
De bekendste gratis manier is een sjabloon in Word of Excel. Je downloadt een offerte template of bouwt er zelf een, vult je gegevens en regels in en slaat het op als PDF. Het programma staat waarschijnlijk al op je computer, dus het kost je geen extra geld. Voor wie maar een paar keer per jaar offreert, is dat een prima begin.
Toch zitten er nadelen aan die je merkt zodra je het vaker doet:
- De opmaak verschuift. Voeg je een regel toe of typ je een langere omschrijving, dan loopt je tabel scheef en springt tekst naar de volgende pagina.
- Je rekent met de hand. In Word reken je subtotaal, BTW en totaal zelf uit. In Excel kan een formule helpen, maar een foutje in een cel en je totaal klopt niet meer.
- Het resultaat is inconsistent. Elke offerte wijkt net iets af van de vorige, want je past steeds met de hand aan.
Vooral het narekenen is riskant. Een offerte met een rekenfout in het totaal ondermijnt je geloofwaardigheid, hoe goed je werk verder ook is. Een uitgebreide vergelijking tussen een sjabloon en een tool lees je in offerte template in Word of een generator.
Gratis met Google Docs of Google Sheets
Een variant op Word is Google Docs of Google Sheets. Die zijn gratis te gebruiken met een Google-account en werken in je browser, dus je hoeft niets te installeren. Je kunt er een offerte in opbouwen en exporteren als PDF. Het voordeel boven Word is dat je vanaf elk apparaat bij je bestand kunt en makkelijk een sjabloon kunt kopieren.
De nadelen zijn grotendeels dezelfde als bij Word en Excel. De opmaak blijft handwerk, de tabellen verschuiven bij aanpassingen en je rekent de BTW en totalen zelf. Google Docs is bovendien een tekstverwerker en geen offertesysteem, dus het rekent niet mee en bewaakt je huisstijl niet. Je krijgt er een gratis document mee, maar geen tijdwinst en geen garantie dat je totalen kloppen.
Gratis is niet hetzelfde als goedkoop. De tijd die je kwijt bent aan het rechttrekken van tabellen en het narekenen van bedragen heeft ook een prijs, en die loopt bij veel offertes hard op. Reken eens uit wat een uur van jouw tijd waard is voordat je voor een gratis sjabloon kiest.
Gratis opstellen met de generator Offertje
Er is een derde manier die het beste van twee werelden combineert: een online offerte-generator. Bij Offertje stel je je offerte volledig gratis op. Je vult je gegevens en regels in een formulier in, kiest per regel het BTW-tarief en de tool bouwt daar automatisch een verzorgde offerte van. De opmaak ligt vast, de berekeningen lopen vanzelf en je ziet meteen hoe het eindresultaat eruitziet. Je stelt je offerte gratis op en downloadt de definitieve PDF wanneer je tevreden bent. Je zit nergens aan vast.
Dat lage bedrag per download levert je in ruil iets op wat een gratis sjabloon niet biedt:
- Automatische opmaak. Niets verschuift als je een regel toevoegt of een lange omschrijving typt.
- BTW en totalen rekenen vanzelf. Je kiest per regel het tarief en de tool berekent subtotaal, BTW en totaal foutloos, ook als je later iets wijzigt.
- Altijd consistent. Elke offerte heeft dezelfde professionele uitstraling in je eigen kleur en met je logo.
- Direct een nette PDF. Geen exporteergedoe, je downloadt meteen een verzorgd document dat klaar is om te versturen.
Met Offertje vul je je gegevens in, kies je je BTW-tarief en zie je direct het resultaat. Opstellen is gratis en je zit niet vast aan een abonnement. Geen abonnement, geen verrassingen.
Wat betekent gratis in de praktijk?
Het woord gratis klinkt aantrekkelijk, maar het zegt niets over wat een keuze je werkelijk kost. Een gratis sjabloon kost geen geld, maar wel tijd: je priegelt met tabellen, rekent zelf en trekt na elke aanpassing je opmaak weer recht. Stuur je een paar offertes per maand, dan tikt dat aan. En als er per ongeluk een rekenfout in een totaal sluipt, kost dat je mogelijk een opdracht of een ongemakkelijk gesprek met de klant.
Bij een online generator draai je de rekensom om. Je bespaart tijd, je totalen kloppen altijd en je document oogt steeds professioneel. Voor de meeste ondernemers verdient de tijdwinst zich meteen terug, omdat je niet meer met opmaak worstelt. Echt gratis bestaat eigenlijk niet: een gratis sjabloon betaal je met je tijd.
De eerlijke afweging is dus niet gratis tegen betaald, maar wat past bij hoe vaak jij offreert. Stuur je een enkele offerte per jaar, dan is een sjabloon prima. Offreer je regelmatig, dan is een generator zonder abonnement vaak de slimmere keuze. Wil je dat verschil tussen tools verder uitdiepen, lees dan offerte software vergelijken.
Waar je op moet letten bij gratis offertes
Kies je toch voor een gratis manier, let dan op een paar dingen die je offerte alsnog professioneel houden:
- Controleer je totalen. Reken subtotaal, BTW en totaal minstens een keer extra na, want een gratis sjabloon doet dat niet voor je.
- Verstuur altijd een PDF. Stuur nooit het bewerkbare Word- of Docs-bestand, want dat oogt onaf en de klant kan erin wijzigen.
- Zet de verplichte onderdelen erop. Je gegevens, KVK- en BTW-nummer, een offertenummer, een geldigheidsduur en een duidelijke omschrijving. Wat er precies op hoort, lees je in wat moet er op een offerte staan.
- Houd je huisstijl gelijk. Gebruik elke keer hetzelfde logo, dezelfde kleuren en hetzelfde lettertype, zodat je offertes herkenbaar blijven.
Twijfel je over de opbouw, bekijk dan eerst een offerte voorbeeld en onze gids over een offerte maken. Daarin staat stap voor stap hoe je van een leeg document naar een verstuurbare offerte komt, ongeacht welke manier je kiest.
De slimste manier om gratis te beginnen
Je kunt op verschillende manieren gratis een offerte maken: met een Word- of Excel-sjabloon, met Google Docs of met een online generator die je gratis laat opstellen. De sjablonen kosten geen geld, maar wel tijd en de kans op rekenfouten, terwijl een generator dat handwerk volledig uit handen neemt. Welke je kiest, hangt af van hoe vaak je offreert en hoeveel waarde je aan je tijd hecht.
Wil je het gemak van een tool zonder meteen vast te zitten aan een abonnement, dan is Offertje de logische tussenweg. Je stelt je offerte gratis op, ziet direct het resultaat en downloadt de PDF pas als je hem echt nodig hebt. Zo houd je de drempel laag, blijven je totalen kloppen en oogt elke offerte professioneel.
Zet de theorie meteen om in de praktijk. Met Offertje maak je in 2 minuten een professionele offerte als PDF, in jouw huisstijl.